Come gestire i pixel di tracciamento nelle e-mail

I pixel di tracciamento nelle e-mail sono immagini invisibili, spesso di un solo pixel, caricate quando il destinatario apre un messaggio. Possono comunicare al mittente apertura, orario, dispositivo e talvolta altri dati. Le nuove indicazioni del Garante privacy richiedono trasparenza, una base giuridica adeguata e la possibilità di rifiutare il solo tracciamento. Le linee guida prevedono un periodo per adeguarsi che scade a fine ottobre 2026.

Cosa sono i pixel di tracciamento nelle e-mail?

Un pixel di tracciamento, detto anche tracking pixel o web beacon, è una piccola risorsa grafica inserita nel codice HTML di una newsletter o di un’e-mail promozionale. Quando il programma di posta scarica l’immagine da un server, il sistema può registrare alcune informazioni relative all’apertura del messaggio.

In base alla configurazione tecnica e al fornitore utilizzato, il pixel può rilevare:

• se il messaggio è stato aperto;
• data e ora dell’apertura;
• numero di aperture, con i limiti dei sistemi moderni di posta;
• tipo di dispositivo, browser o client e-mail;
• indirizzo IP o dati collegati all’utente o alla campagna.

Il pixel non è necessariamente “visibile” al destinatario e non va confuso con un link. Un link tracciato registra il clic; il pixel, invece, viene normalmente associato alla visualizzazione o all’apertura della comunicazione.

Perché le e-mail promozionali sono interessate?

Newsletter, DEM, messaggi di vendita e comunicazioni automatizzate possono usare i pixel per capire quali destinatari interagiscono con i contenuti. Queste informazioni aiutano a misurare una campagna, migliorare gli oggetti delle e-mail e segmentare il pubblico.

Il problema privacy nasce quando il tracciamento non serve soltanto a fornire il messaggio, ma consente di monitorare il comportamento di una persona identificata o identificabile. L’apertura può diventare un dato associato a un contatto, soprattutto quando ogni destinatario riceve un’immagine con un URL personalizzato.

Per una PMI, quindi, non basta chiedersi se la newsletter viene inviata tramite Mailchimp, Brevo, HubSpot, CRM o un altro servizio. Occorre capire quali strumenti sono attivi, quali dati raccolgono e con quale informativa vengono spiegati.

Chi deve prestare attenzione a queste indicazioni?

Le indicazioni riguardano soprattutto chi invia comunicazioni elettroniche con strumenti di misurazione individuale, tra cui:

• aziende che inviano newsletter periodiche;
• e-commerce e imprese che mandano e-mail promozionali;
• agenzie o professionisti che gestiscono campagne per conto dei clienti;
• organizzazioni che usano CRM e automazioni marketing;
• titolari di siti che raccolgono contatti e li inseriscono in liste di comunicazione.

Il tema può riguardare anche messaggi non strettamente commerciali, se includono strumenti che monitorano l’apertura o l’interazione del singolo destinatario. La valutazione dipende dal trattamento concreto, dai dati coinvolti e dalle finalità.

Questa guida ha finalità informative e non costituisce una consulenza legale. Prima di modificare le campagne, è opportuno verificare la situazione con il proprio consulente privacy o legale.

Cosa chiede il Garante privacy sul tracciamento?

Il punto centrale è che il destinatario deve essere informato in modo chiaro e deve poter scegliere, quando necessario, se accettare il tracciamento. La trasparenza deve spiegare che l’e-mail contiene tecnologie capaci di rilevare l’apertura o altre interazioni, non limitarsi a una generica informativa sui dati personali.

In concreto, l’azienda dovrebbe verificare almeno questi aspetti:

1. Informativa: spiegare quali dati vengono raccolti, per quali finalità, con quali strumenti e per quanto tempo.
2. Base giuridica: documentare la base che rende lecito il tracciamento, valutando il caso specifico.
3. Richiesta chiara: chiedere il consenso al tracciamento individuale in modo neutro e non forzato, anche insieme a quello per le comunicazioni promozionali.
4. Rifiuto del solo tracciamento: permettere di ricevere la newsletter senza accettare il pixel, se questa è l’opzione applicabile.
5. Prova delle preferenze: conservare informazioni utili a dimostrare quando e come è stata espressa la scelta.

Non è sufficiente inserire un link alla Privacy policy senza spiegare il funzionamento del tracciamento. L’informativa deve essere comprensibile per il pubblico a cui si rivolge e facilmente consultabile prima dell’iscrizione o dell’invio.

Il consenso non serve per le statistiche aggregate e anonime (lo stesso pixel per tutti i destinatari di una campagna), per le e-mail di sicurezza come il reset della password e per le comunicazioni di servizio. L’informativa, invece, serve sempre.

Il testo completo è disponibile sul sito del Garante: Linee guida sull’utilizzo dei tracking pixel nelle comunicazioni di posta elettronica (provvedimento del 17 aprile 2026).

Il consenso alla newsletter è uguale al consenso al tracciamento?

Non per forza. Secondo il Garante, il consenso al tracciamento individuale può essere raccolto insieme a quello per le comunicazioni promozionali, purché la richiesta sia chiara, neutra e non forzata. Deve però essere sempre possibile rifiutare in seguito il solo tracciamento senza rinunciare alla newsletter, per esempio con un link dedicato nel footer delle e-mail

La casella non dovrebbe essere preselezionata. L’utente deve compiere un’azione positiva e consapevole; inoltre, il rifiuto del tracciamento non dovrebbe essere nascosto né reso inutilmente difficile rispetto all’accettazione.

Come dovrebbe essere un modulo di iscrizione?

Un modulo più trasparente può prevedere:

• un campo per l’indirizzo e-mail;
• una casella separata, non preselezionata, per il consenso alla newsletter, se necessario;
• una spiegazione distinta sul tracciamento delle aperture o dei clic;
• un link diretto all’informativa privacy;
• un modo semplice per cambiare preferenze o revocare il consenso.

Il testo deve evitare formule vaghe e chiarire cosa succede dopo l’invio. Per esempio, è preferibile indicare che i dati potranno essere utilizzati per inviare comunicazioni informative o commerciali e che alcune e-mail potrebbero contenere strumenti per misurare l’apertura.

Prima di pubblicare il modulo, controlla anche che la registrazione della scelta venga effettivamente salvata dal sistema. Un checkbox presente graficamente, ma non collegato alla piattaforma e-mail o al CRM, non risolve il problema.

Cosa controllare sul sito e nella piattaforma e-mail?

Una verifica pratica può partire da questi elementi:

• Moduli: controlla tutte le pagine in cui si raccolgono contatti, inclusi pop-up, footer, landing page e moduli di richiesta preventivo.
• Automazioni: cerca flussi di benvenuto, follow-up e campagne che potrebbero inserire pixel senza una scelta specifica.
• Template: controlla il codice HTML delle e-mail e le impostazioni di tracking del provider.
• Informative: confronta Privacy policy e Cookie Policy con i trattamenti realmente attivi.
• Disiscrizione e preferenze: verifica che siano visibili, funzionanti e semplici da usare.

Non dimenticare i fornitori esterni. Il servizio che invia la newsletter può trattare dati per conto dell’azienda, trasferirli o conservarli secondo regole proprie. È quindi utile verificare ruoli, accordi, impostazioni disponibili e documentazione del provider.

Per gli aspetti tecnici del sito, può essere utile coordinare la verifica con chi cura il tuo sito web e con il consulente che segue privacy e sicurezza.

Checklist operativa per una PMI

Prima del prossimo invio, il titolare può raccogliere queste informazioni:

1. Quali newsletter ed e-mail promozionali inviamo?
2. Usiamo pixel, link tracciati o altri strumenti di analisi individuale?
3. Quali dati vengono associati a ciascun contatto?
4. Dove descriviamo il trattamento e il funzionamento del tracking?
5. La richiesta di consenso è chiara e la casella non è preselezionata?
6. È possibile rifiutare il solo tracciamento senza perdere necessariamente la comunicazione?
7. Possiamo dimostrare la scelta e gestire la revoca?

Scrivi le risposte e annota eventuali correzioni. Disattivare una funzione tecnica può essere una misura utile, ma non sostituisce la revisione dell’informativa, dei moduli e dei rapporti con i fornitori.

Quali errori evitare?

Gli errori più frequenti sono trattare tutti i dati di apertura come semplici statistiche, copiare un’informativa generica, usare un consenso generico che non spiega il tracciamento e lasciare attivo il tracking predefinito della piattaforma.

È inoltre rischioso considerare valido un modulo soltanto perché contiene un link alla privacy. La trasparenza deve essere coerente con ciò che accade realmente dopo l’iscrizione. Allo stesso modo, non è prudente promettere l’anonimato se il sistema associa l’apertura a un indirizzo e-mail identificabile.

In sintesi: cosa fare adesso

I pixel di tracciamento possono essere utili per misurare le campagne, ma introducono un trattamento da valutare con attenzione. Se invii newsletter o e-mail promozionali, controlla gli strumenti attivi, aggiorna informativa e moduli, non usare caselle preselezionate. Verifica anche le impostazioni della tua piattaforma e la possibilità di rifiutare il solo tracciamento.

Vuoi controllare moduli e informativa del tuo sito? Richiedi una consulenza gratuitaa Bonsite: ti ricontattiamo entro 24 ore per un primo confronto, poi fissiamo una videocall o un appuntamento nel nostro ufficio di Busto Arsizio. Per la parte legale resta il parere del tuo consulente privacy.